30秒直接答案
很多案件输在“知道发生过，但证明不了”。员工离职、账号注销、平台消息过期、手机换机、邮箱权限被收回，都可能让关键证据在正式争议前消失。
情景示意（并非真实案件）
以美国的一种假设情景为例：关键批准只存在于即将被员工清理的聊天记录中。应导出完整对话，确认账号持有人，并保存前后订单和付款记录。
先判断：这到底是哪一类问题？
品牌方最该看什么
品牌方应有争议触发后的legal hold/证据保全流程，至少停止自动删除、保留关键邮箱、CRM、订单和访问日志。
代理商/经销商最该看什么
代理商不要只截图，应尽量导出原始邮件、完整聊天、后台数据和文件元信息，并记录导出时间和方式。
合同里优先翻这7个位置
- 电子通知
- 电子签
- 记录保留
- 数据访问
- 审计权
- 终止后导出
- 证据语言
保全完整审批对话及关联交易，并确认每个账号的实际使用人。美国项目先明确相关州及合作实质：销售代理、买断经销或加盟。实际交易记录可能与合同标题不同。
证据怎么留：不要只建“截图文件夹”
- 原始邮件
- 聊天导出
- CRM日志
- 电子签审计轨迹
- 订单后台
- 文件元数据
- 备份记录
美国项目必须额外核对的点
先确定州别、行业和实际合作模式。美国的代理、买断经销与加盟关系不能只凭合同名称判断。
金额与程序成本
证据本身不是损失金额，但证据质量直接影响对方是否愿意和解。先把金额表和证据编号对应起来，减少“数字没有依据”的问题。
和解协议至少要写清什么
- 互换有限证据清单
- 保留争议资料
- 第三方导出/公证（如适用）
- 确认真实性范围
- 分阶段披露
- 和解后依法销毁非必要数据
本文仅供一般信息参考。具体案件的法律与事实需另行核实；阅读或提交咨询不自动建立律师—客户关系。